Utilizarea sistemului informatic IMI

Accesarea sistemului IMI

1. Adresa internet la care se găsesc informaţii despre sistemul IMI este http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/index_ro.html iar adresa la care se poate accesa direct sistemul IMI este https://webgate.ec.europa.eu/imi-net/
2. Pentru folosirea sistemului IMI este necesară folosirea unui browser web. Se recomandă folosirea Firefox pentru că acesta suportă adăugarea de funcţii suplimentare care simplifică utilizarea sistemului IMI.
3. Numele pentru un nou utilizator al sistemului IMI este primit de la responsabilul cu înregistrarea utilizatorilor (coordonator al autorităţii competente sau administratorul local de date al autorităţii competente).
4. Autoritatea competentă nou înregistrată în sistemul IMI va primi o parolă temporară pe adresa de e-mail a primului utilizator înregistrat de către coordonator pentru autoritatea respectivă.
5. Parola temporară trebuie înlocuită cu o parolă nouă. Regulile pentru schimbarea parolei sunt: cel puţin 8 caractere, dintre care cel puţin o literă mică, o literă mare şi o cifră.
6. După parolă trebuie definit, tot la alegerea utilizatorului, un cod de securitate de 12 caractere, care să conţină, la fel ca parola, cel puţin o literă mică, o literă mare şi o cifră.
7. Parola şi codul de securitate sunt necesare pentru accesarea sistemului informatic IMI, care foloseşte şi protocolul securizat https pentru a transmite informaţia prin internet.
8. Atunci când un utilizator uită codul de securitate, parola sau chiar numele de utilizator trebuie contactat administratorul local de date (de obicei este primul utilizator al autorităţii competente unde este înregistrat utilizatorul respectiv) sau coordonatorul care a înregistrat autoritatea în Sistemul IMI.
9. Primul utilizator al autorităţii competente are rol de „administrator local de date” (LDA) şi poate înregistra alţi utilizatori, cu diverse drepturi de acces.

Informaţii suplimentare despre utilizarea sistemului IMI se găsesc la adresa internet http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/training_ro.html

Administrarea datelor şi a utilizatorilor

1. Primul utilizator înregistrat pentru o Autoritate Competentă are în mod implicit toate drepturile pentru administrarea datelor şi a utilizatorilor autorităţii respective.
2. Primul utilizator al Autorităţii Competente este responsabil cu înregistrarea celorlalţi utilizatori şi cu desemnarea unui al doilea utilizator cu drepturi de administrare pentru situaţia în care primul utilizator trebuie suplinit într-o anumită perioadă de timp.
3. Fiecare autoritate este responsabilă, prin utilizatorii desemnaţi, de înregistrarea noilor utilizatori şi de actualizarea permanentă a datelor autorităţii respective în sistemul informatic IMI.
4. Actualizarea informaţiilor este importantă pentru ca Autoritatea Competentă să poată fi identificată mai uşor de către celelalte autorităţi din sistemul IMI care folosesc funcţia de căutare.
5. Actualizarea titlului informal al autorităţii (denumirea) este de asemenea importantă, deoarece denumirea este tradusă în toate limbile folosite de utilizatorii sistemului informatic IMI.
6. Mai trebuie alese din sistem si introduse, de către un utilizator cu drepturi pentru administrarea datelor autorităţii, toate cuvintele cheie referitoare la competenţele autorităţii, acestea fiind folosite la identificarea autorităţii competente.
7. Utilizatorii suplimentari ai unei autorităţi pot fi înregistraţi numai de utilizatori cu drepturi de administrare a datelor locale (LDA) ai acelei autorităţi.
8. Fiecare Autoritate Competentă trebuie să înregistreze cel puţin doi utilizatori cu drept de administrare, numărul conturilor de utilizatori fiind nelimitat.

Trimiterea unei cereri de informaţii prin sistemul IMI

1. Pentru a trimite o cerere de informaţii prin sistemul IMI în numele autorităţii competente pe care o reprezintă, este necesar ca utilizatorul respectiv să aibă drepturi (privilegii) de „gestionar de cereri” pentru a putea trimite cereri sau pentru a răspunde la cereri.
2. Trebuie identificată autoritatea competentă din alt Stat Membru care este în măsură să răspundă la cererea (solicitarea) de informaţii, iar în cazul în care această autoritate nu poate fi identificată se recomandă să fie contactat coordonatorul IMI din respectivul Stat Membru.
3. Informaţiile dorite pot fi solicitate prin intermediul unui „set de întrebări” predefinite din care pot fi selectate întrebările relevante care sunt grupate în mai multe categorii.
4. Atunci când există întrebări care nu se regăsesc în cele trei „seturi de întrebări” se poate folosi formularul din partea de jos a paginii cu întrebări, care acceptă scrierea de text; în plus, se poate comunica separat coordonatorului naţional o listă cu întrebările care apar mai des şi nu sunt incluse în „setul de întrebări” predefinit.
5. Pentru fiecare din întrebările predefinite este posibil să fie adăugat ca text un comentariu sau o întrebare suplimentară legată de întrebarea predefinită aleasă; în plus, se pot ataşa fişiere la fiecare cerere de informaţii.
6. Atunci când sunt scrise comentarii sau întrebări este important să fie folosită o limbă care este înţeleasă de autoritatea competentă care va primi cererea, iar în acest scop se pot găsi informaţii despre limbile cunoscute de utilizatorii autorităţii respective prin accesarea paginii cu informaţii despre autoritatea respectivă.

Răspunsul la o cerere de informaţii

1. Atunci când este primită prin sistemul IMI o solicitare de informaţii (cerere) pentru o autoritate competentă, utilizatorii care au drepturi de gestionare a cererii vor primi prin e-mail un mesaj care anunţă că există în sistem o cerere de informaţii.
2. Utilizatorul care verifică conţinutul cererii primite poate vedea numai întrebările şi comentariile trimise, datele personale ale persoanei despre care se solicită informaţii fiind ascunse până în momentul acceptării cererii respective; începând cu versiunea 5 a Sistemului IMI, o cerere acceptată poate fi redirecţionată către o altă autoritate competentă daca nu au fost transmise răspunsuri la cererea respectivă.
3. Dacă autoritatea care a primit întrebările constată că nu are competenţa să răspundă la nici una dintre acestea, se poate folosi de opţiunea de redirecţionare a cererii către autoritatea care este competentă să răspundă (dacă aceasta este identificată) sau către coordonator, care trebuie să decidă unde trebuie redirecţionată cererea respectivă.
4. În cazul în care autoritatea care a primit întrebările poate să răspundă doar la o parte din întrebările primite, răspunde la acestea după ce va redirecţiona mai întâi prin IMI celelalte întrebări către autoritatea competentă (sau către mai multe autorităţi competente, eventual către un coordonator) folosind funcţia "Fragmentează cererea".
5. Se poate transmite un răspuns intermediar prin intermediul mesajelor care pot fi adăugate la finalul fiecărei cereri acceptate. În funcţie de natura mesajului, selectaţi unul dintre mesajele tip, alegeţi limba în care este redactat mesajul şi introduceţi mesajul în câmpul pentru text liber. Odată ce aţi salvat mesajul, nu-l mai puteţi modifica. Cealaltă autoritate va fi informată prin e-mail că aţi adăugat un mesaj la cerere. Mesajele tip sunt următoarele:
   • Răspuns preliminar sau parţial - pentru a răspunde la o anumită întrebare, în cazul în care nu se poate oferi încă un răspuns la toate întrebările din cerere. Vă recomandăm să indicaţi numărul întrebării.
   • Reacţie la un răspuns preliminar sau parţial - pentru a răspunde la informaţiile furnizate într-un mesaj de răspuns preliminar sau parţial.
   • Cerere de clarificări sau de detalii suplimentare - pentru a solicita mai multe informaţii referitoare la o cerere de informaţii.
   • Furnizare de clarificări sau de detalii suplimentare - pentru a oferi mai multe informaţii despre o cerere.
   • Mesaj privind termenul-limită - pentru a trimite un mesaj privind termenul-limită (ex. pentru a informa autoritatea solicitantă despre o eventuală întârziere).
   • Mesaj de atenţionare pentru a accepta cererea - pentru a cere autorităţii destinatare să accepte cererea şi să răspundă la ea.
   • Mesaj de atenţionare pentru a finaliza cererea - pentru a cere autorităţii solicitante să finalizeze cererea după ce a fost oferit un răspuns.
   • Mesaj de atenţionare pentru a răspunde la cerere - pentru a cere autorităţii destinatare să răspundă la o cerere pe care a acceptat-o deja.
   • Propunere de a retrage cererea - pentru a cere autorităţii solicitante să retragă o cerere, de exemplu atunci când cazul a fost deja soluţionat în afara IMI.
   • Altele - pentru a adăuga un mesaj privind această cerere.
6. Atunci când primeşte un răspuns complet, autoritatea care a trimis cererea de informaţii poate să închidă cererea sau poate să trimită o solicitare suplimentară de informaţii pentru care autoritatea destinatară va formula un nou răspuns.